في ظل تشبع سوق العمل الإبداعي، الذي يتضمن خدمات التصميم والكتابة والتسويق وغيرها، بالعديد من المحترفين والموهوبين الذين يقدمون خدمات متميزة للعملاء، تصبح الحاجة إلى تقديم تجربة زبون استنثائية أمرًا ضروريًا للتميز، فالإبداع وحده لم يعد كافيًا، وتسليم مواد نهائية تتسم بالجودة لم يعد الأمر الوحيد الذي يتطلع إليه الزبون. في هذا السياق، قد تكون المتابعة أحد أهم وأسهل أساليب تحسين تجربة الزبون، لذك سنتطرق في هذا المقال إلى المزيد من التفاصيل المتعلقة بهذا الموضوع، بما في ذلك أفضل الممارسات المتعلقة بالمتابعة مع الزبون، وكيفية تحقيق أكبر درجات الإفادة من هذا الأمر.
ما هي وظيفة قائمة المتابعة مع الزبون؟
عند استخدامك نظام المتابعة مع الزبون، ستتمكن من تسجيل كل المعلومات والمعطيات التي تتعلق بالزبون ومشروعه، مثل وصف المشروع وموعد التسليم على سبيل المثال. وستتمكن أيضًا من تحديد حالة المشروع ومعرفة ملاحظات الزبون حول كل خطوة من خطواته. كما يتيح المستند الخاص بنظام المتابعة مع الوزبون معلومات إضافية مهمة، مثل الطريقة التي توصلت بها إلى هذا الزبون، وأسلوبه المفضل للمتابعة والتواصل.
قد تحتاج في بعض الأحيان إلى قائمة CRM خاصة بك كمصمم مستقل أو مقدم خدمات، حيث تقوم بربطها مع هذه القائمة للمتابعة مع الزبائن، ومتابعة الخطوات ومستوى التقدم في المشاريع المختلفة التي تعمل عليها (ستكون متوفرة قريبا على موقعنا، فكن بالقرب ياصديقي).
متى يجب استخدام قائمة المتابعة مع الزبون؟
تبدأ عملية المتابعة منذ اللحظة التي يتواصل فيها معك زبون محتمل، وتستمر إلى ما بعد الانتهاء من تسليم المشروع. وفي حال لم يتم الاتفاق، يتم الاحتفاظ بالمستندات المتعلقة بالمتابعة معه من أجل أرشفة المعلومات، وتوثيق الأسباب التي أدت لعدم حصول اتفاق، لكي تتمكن من معالجة هذه الأسباب في المستقبل.
ماهي فوائد قائمة المتابعة مع الزبون؟
ستساعدك قائمة المتابعة مع الزبون على جدولة أعمالك وتسليمها في المواعيد المحددة، كما ستحد من تراكم مواعد التسليم ومزاحمة بعضها لبعض. بالإضافة إلى ذلك، ستطور من خلال هذه القائمة بعض الممارسات التي ستساهم في رفع درجة احترافيتك وثقة الزبون فيك.
ما الذي يجب أن فعله كي استخدم قائمة المتابعة مع الزبون بالطريقة الصحيحة؟
حدد أطر التواصل ولا تجعل العمل تائها
يجب أن توضح للزبون طرق التواصل المعتمدة ومواعيد التواصل المتوقعة، وأوقات توفرك للتواصل الفوري إن لزم الأمر.
كن دائما على الوقت المتفق عليه.
تابع مع الزبون المحتمل بعد فترة مناسبة، ليست قريبة إلى حد مبالغ فيه، أو بعيدة إلى الحد الذي تجلعه يعتبرك مهملًا. وبشكل عام، يجب أن تتم المتابعة بعد 24 ساعة على الأقل وقبل أن تتجاوز المدة 48 ساعة، على أن يعطى الرد على للاستفسارات والمشاكل خصوصية وأولوية. كما يجب أن تعطى المشاريع ذات مواعيد التسليم القريبة أولوية في المتابعة كذلك.
أنت مقدم خدمات محترف، تعامل كشركة رسمية.
عندما تتواصل مع الزبون، كن محترفًا ومهذبًا. استخدم لهجة ودية ومحترمة، وتجنب استخدام المصطلحات العميقة أو الفنية التي قد لا يفهمها. وحاذر أيضًا من فرد عضلاتك المعرفية. لم يلجأ لك الزبون إلا نتيجة إيمانه بقدرتك على تنفيذ المطلوب بشكل دقيق، فلا تقم بإزعاجه بملاحظات تخصصية عميقة ودقيقة قد لا يفهمها ولا يهتم بشأنها.
دع الزبون على اطلاع تام ودقيق.
إطلاع الزبائن على مستوى التقدم في تنفيذ مشاريعهم يرفع من حماسهم ويزيد ثقتهم، لذلك أخبرهم دائمًا بما أنجزته وما تقوم بالعمل عليه، وخطواتك التالية. سيساعدهم ذلك على الشعور بأنهم جزء فاعل في المشروع، وسيقلل من احتمالية تعرضهم لصدمة أو مفاجأة أو سوء فهم. والأجمل من ذلك، أن القيام بهذا الأمر سيقلل حتى من عدد الملاحظات والتعديلات التي قد يطلبها الزبون.
اطلب الملاحظات والتعليقات او التقييم.
بعد الانتهاء من المشروع، اطلب من الزبون تقييم تجربته معك ومشاركتك أي ملاحظات تتعلق بالعمل. يمكن أن يساعدك ذلك على تحسين خدماتك والتأكد من أن أداؤك في المشاريع المستقبلية وفق تطلعاتهم.
اشكر وقدر الزبون.
خذ الوقت الكافي لشكر الزبائن على ثقتهم واظهر امتنانك لإتاحتهم لك فرصة العمل على مشروعهم. سيساعدك ذلك في بناء ثقة وشعور بالانتماء مما يعني زيادة احتمالية أن يعودون إليك بمشاريع جديدة.
استخدم التكنولوجيا والوسائل الرقمية المتوفرة في الساحة.
استخدم أدوات التكنولوجيا وبرامج إدارة المشاريع لمتابعة اتصالاتك مع الزبون ولتكون مطلعًا على حالة المشروع أول بأول. سيجعلك ذلك منظمًا ومتأكدًا من عدم نسيانك لأي شيء نتيجة الإنهاك أو الانغماس في العمل.
من خلال اتباع أفضل الممارسات هذه، يمكنك بناء علاقات قوية مع الزبائن٫ والتأكد من اكتمال المشاريع في الوقت المحدد وبالكيفية التي ترضيهم. التواصل الجيد هو مفتاح النجاح كمصمم جرافيك أو مقدم خدمات مستقل، لذلك حري بك أخذ الوقت الكافي للمتابعة مع الزبائن بشكل دوري، وتقديم الملاحظات والمستجدات طوال فترة العمل على المشروع.
